Zeitmanagement - die eigene Zeit klug verwalten

Definition Zeitmanagement

Zeitmanagement bezieht sich auf die Fähigkeit, die verfügbare Zeit sinnvoll zu nutzen, um gesetzte Ziele zu erreichen und Aufgaben effektiv zu erledigen. Zeitmanagement umfasst dabei Strategien und Techniken zur Priorisierung von Aufgaben und zur Organisation und Planung der vorhandenen Zeit.

Zeitmanagement betrifft sowohl die Freizeit des Menschen als auch die Arbeitszeit von Arbeitspersonen. Die Terminplanung ist einer der wichtigsten Inhalte des Zeitmanagements. Das Kalenderdatum dient hier als wesentlicher Orientierungspunkt.

Zeitmanagement bedeutet, bewährte Arbeitstechniken in der täglichen Praxis zielorientiert und konsequent anzuwenden. Dies ermöglicht, sich selbst und die eigenen Lebens- und Arbeitsbereiche zu organisieren, um die verfügbare Zeit optimal zu nutzen.

Vorteile des Zeitmanagements

Zeitmanagement hilft dabei, die vorhandene Zeit so effektiv wie möglich zu nutzen und somit die Produktivität zu erhöhen. Der größte Vorteil eines sinnvollen Zeitmanagements ist die Fähigkeit, den Tag nach Prioritäten zu organisieren. So wird Raum geschaffen für Unvorhergesehenes und Platz gemacht für Ruheinseln im Alltag.

Gutes Zeitmanagement hilft dabei von diesen Vorteilen zu profitieren:

• Gefühlt mehr Zeit zur Verfügung zu haben:
  Zeit gezielt zu planen, ermöglicht es, unnötige Aufgaben zu reduzieren. Prioritäten für weniger dringende Aufgaben können so neu gesetzt werden und so wird Zeit zum Abarbeiten von Aufgaben gewonnen. Es steht zwar nicht mehr Zeit zur Verfügung, es kann aber in der gleichen Zeit mehr erreicht werden.

• Stress abbauen:
  Ohne sinnvolles Zeitmanagement kann das Gefühl entstehen, nie genug Zeit zu haben. Aufgaben werden möglicherweise in großer Hektik ausgeführt. Das kann zu erhöhtem Stress führen und schließlich im Burnout enden. In einem “Bericht zur Anatomie der Arbeit” bestätigten 71% der Wissensarbeiter 2020 mehr als einmal Burnout-Symptome gezeigt haben.

• Grenzen zwischen Privat- und Arbeitsleben setzen:
  Es geht bei der Verbesserung des Zeitmanagements nicht darum, während einer Tätigkeit ständig noch produktiver zu werden. Zeitmanagement-Strategien können vielmehr helfen zu erkennen, welche Arbeiten am wichtigsten sind und welche Arbeitsschritte bis zum nächsten Tag warten können. Indem Arbeiten nach Prioritäten geordnet werden, werden auch die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit geschaffen.

• Schlechte Gewohnheiten loslassen:
  Eigentlich möchte niemand etwas aufschieben. Im Laufe der Zeit können sich jedoch schlechte Gewohnheiten einschleichen, die eine sinnvolle Arbeitsgestaltung verhindern. Hier können Zeitmanagement-Strategien helfen, diese schlechten Gewohnheiten aufzuzeigen und abzulegen.

• Produktivität steigern:
  Wer in der Lage ist, Prioritäten für den Tag festzulegen, wird produktiver arbeiten können und sicher sein, sich Tag für Tag mit den richtigen Punkten und Themen zu befassen.

Zeitmanagement-Methoden

Das Thema Zeitmanagement wird immer präsenter. Die Nachfrage nach Ratgebern, die Menschen helfen, mit weniger Stress und dadurch effizienter zu arbeiten, nimmt zu.

Auf der einen Seite ist die Arbeitswelt zunehmend komplexer und anspruchsvoller geworden. Immer mehr Projekte und Aufgaben müssen in immer kürzerer Zeit erledigt werden.

Auf der anderen Seite leben wir heute in einer Zeit der Informationsüberflutung. Soziale Medien, Online-Kommunikation und Smartphones fordern dauernd unsere Aufmerksamkeit und lenken ab.

Von großer Bedeutung ist daher ein bewusster Umgang mit der Zeit - Zeitmanagement. Die Fokussierung auf das Wesentliche hilft, nicht den Überblick zu verlieren und die selbst gesteckten Ziele zu erreichen.

Die Pomodoro-Technik

Diese Technik basiert auf der Idee von kurzen, konzentrierten Arbeitseinheiten. Die Arbeitszeit wird in Intervalle von zum Beispiel 25 Minuten eingeteilt. In dieser Zeit wird ungestört an einer Aufgabe gearbeitet. Nach jeder Arbeitseinheit (Pomodoro) wird eine kurze Pause eingelegt, um neue Energie zu tanken. Diese Methode hilft, sich intensiv auf eine Aufgabe zu konzentrieren und gleichzeitig regelmäßige Erholungspausen einzuplanen. So wird der Fokus gestärkt und die Produktivität gesteigert.

Die Zeitblöcke-Methode

Bei dieser Methode werden bestimmte Zeitblöcke für spezielle Aufgaben reserviert. Das Aufteilen der Aufgaben in klar beschriebene Zeitzonen soll dabei helfen, Ablenkungen zu minimieren, sich intensiv auf eine Aufgabe zu konzentrieren und so eine bessere Struktur in den Arbeitsablauf bringen. Beispielsweise kann eine Zeitzone für  

Meetings, für E-Mails und für kreatives Arbeiten festgelegt werden.

Die Eat-the-Frog-Methode

Hierbei wird die unangenehmste oder schwierigste Aufgabe des Tages - der Frosch - zuerst bearbeitet. So wird der Aufgabenbereich direkt am Anfang des Tages von einer Last befreit, die sonst möglicherweise den ganzen Tag aufgeschoben würde. Diese Methode hilft Prokrastination zu überwinden. Der Rest des Tages kann mit einem Gefühl des Erfolgs bewältigt werden.

Die ABC-Methode

Die ABC-Methode ist einfach und effektiv. Sie ermöglicht es, Aufgaben nach Priorität und Wichtigkeit zu sortieren. Die Aufgaben werden in die Kategorien A, B und C eingeteilt. So lässt sich mehr Klarheit gewinnen und die Zeit optimal nutzen.

• A-Aufgaben: Sie sind die wichtigen und dringenden Aufgaben und müssen mit höchster Priorität bearbeitet werden
• B-Aufgaben: Sie haben eine mittlere Wichtigkeit und können danach bearbeitet werden.
• C-Aufgaben: Sie sind weniger wichtig. Sie können möglicherweise delegiert oder ganz gestrichen werden.

Die Eisenhower-Matrix

Ebenfalls ein effektives und einfaches Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben. Diese werden nach Dringlichkeit und Bedeutung bewertet. So kann Zeit in wirklich wichtige Aufgaben investiert werden und aufschiebbare oder unwichtige Aufgaben werden reduziert.  

Die Aufgaben werden in vier Kategorien eingeteilt:

• wichtig und dringend
• wichtig, aber nicht dringend
• dringend, aber nicht wichtig
• weder wichtig noch dringend

Tipps für Zeitmanagement

Nicht jede Zeitmanagement-Strategie ist für jeden Menschen gleichermaßen passend. Deshalb gibt es verschiedene Methoden. Um Aufgaben zu organisieren, kann entweder ein eigener Ansatz passen oder es kommen etablierte Zeitmanagement-Methoden zum Einsatz. Hier einige Tipps für weniger Stress:

Organisieren und Priorisieren

Egal ob die ABC-Methode, die Eat the Frog- oder eine völlig andere Methode angewendet wird - entscheidend ist, welche Aufgaben wichtig sind. Es wird immer wieder vorkommen, dass sich eine Aufgabe stellt, deren Priorität sich verschieben muss. Wer sich nicht im Klaren ist, welche Aufgabe wichtiger ist, kann sich nicht darauf einstellen. So wird es schwierig, der richtigen Tätigkeit die nötige Priorität einzuräumen.

Aber warum ist es wichtig, Prioritäten zu setzen? Wie schon oben im Absatz “Vorteile des Stress-Managements” beschrieben, ist jedes Jahr eine wachsende Zahl von Menschen weltweit von Burnout betroffen. Das Wissen, welche Tätigkeiten mit Priorität zu erledigen sind, kann hier helfen, Unklarheiten über Aufgaben zu beseitigen. So wird das Vertrauen gestärkt, jeden Tag die notwendigen und richtigen Tätigkeiten zu verrichten.

Die täglichen Aufgaben mit Zielen verknüpfen

Das Ziel von Zeitmanagement ist nicht immer, die gesamte Arbeit zu erledigen. Es geht, wie schon oben beschrieben, darum, die Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen.

Im Arbeitsleben beispielsweise müssen die täglichen Aufgaben mit den Unternehmens- und Teamzielen verknüpft werden. So werden  die wichtigsten Aufgaben für den Arbeitsalltag ermittelt.

Nach einer aktuellen Umfrage unter mehr als 6000 Wissensarbeitern weltweit haben nur 26 % der Mitarbeiter ein klares Bild davon, wie ihre persönliche Arbeit mit den Zielen des Unternehmens, für das sie tätig sind, zusammenhängt.

Ein guter Weg, Prioritäten und Arbeitsabläufe in Unternehmen zu koordinieren, ist hierbei auch, einen externen Berater oder Coach hinzuzuziehen. Dieser kann dazu beitragen, die täglichen Teamprojekte und Arbeitsabläufe mit den Zielen des Unternehmens zu verknüpfen. Teammitglieder können so gut nachvollziehen, wie sich ihre Arbeit auf die Prioritäten des Unternehmens auswirkt.

Aufgaben delegieren

Priorisieren von Aufgaben bietet auch den Vorteil, dass sich das Verständnis aufbaut, welche Aufgaben weniger wichtig sind. Muss eine Aufgabe erledigt werden, obwohl sie keine Priorität besitzt, kann sie eventuell auch an ein anderes Teammitglied delegiert werden. Delegieren heißt also nicht, dass diese Aufgabe nicht wichtig ist. Es heißt nur, dass diese nicht zu den derzeitigen Prioritäten zählt. Möglicherweise ist sie ja sogar für die Sachkompetenz eines anderen besser geeignet. So wird sichergestellt, dass die Aufgaben von der dafür am besten geeigneten Person bearbeitet werden. Alle Beteiligten profitieren somit von mehr Klarheit in der Aufgabenverteilung.

Aufgaben prüfen

Von Zeit zu Zeit ist es von Vorteil, die eigenen Aufgaben zu überprüfen. Stimmt diese Aufgabe noch mit den gesetzten Zielen überein? Wenn nicht, muss diese überhaupt noch erledigt werden? Wenn sie nicht mehr relevant ist, kann sie getrost auf Eis gelegt werden.

Sollte sie dennoch erledigt werden müssen, hilft es womöglich, diese Aufgabe an eine geeignete Person zu delegieren.

Im Voraus planen

Oft gleicht ein Arbeitstag einer Hetzjagd. Bevor dieser überhaupt begonnen hat, ist man schon im Rückstand. Wer jeden Morgen verzweifelt versucht herauszufinden, welche Aufgaben an diesem Tag vorrangig bearbeitet werden müssen, ist nicht allein.

Ein besserer Weg herauszufinden, was am Morgen zu tun ist, ist folgender: Man verbringt die letzten Minuten eines Arbeitstages damit, den folgenden Tag vorzubereiten. So lässt sich die Motivation wesentlich steigern, denn man weiß schon, bevor die Arbeit beginnt genau, was am jeweiligen Tag zu tun ist. Man muss also nicht noch am Ende eines Arbeitstages auf eine Anfrage oder E-Mail reagieren. Diese muss dann aber als wichtige Aufgabe in den Zeitplan des nächsten Tages integriert werden.

Es braucht Geduld und Zeit, um das Zeitmanagement im Alltag zu verbessern. Als Erstes müssen die verschiedenen Techniken über mehrere Wochen getestet werden. So kann man abwägen, welche Methode am besten zu den eigenen Bedürfnissen passt. Hat man die richtige Technik gefunden, braucht es nochmals Zeit, bis deren Verwendung zu einer festen Gewohnheit wird.

Für Ungeduldige: Hier fünf Zeitmanagement-Tipps, die helfen, ohne spezielle Techniken und Methoden erste Ergebnisse zu erzielen.

• Tipp 1: Prioritäten setzen
• Tipp 2: Umfangreiche Aufgaben in Einzelaufgaben teilen
• Tipp 3: Störfaktoren beseitigen
• Tipp 4: Zeitfresser vermeiden
• Tipp 5: Regelmäßige Pausen einlegen

Wo gibt es Hilfe?

Hilfe beim Zeitmanagement erhält man auf unterschiedliche Art und Weise. Ein breites Angebot entsprechender Literatur ist online und offline erhältlich. Viele dieser Ratgeber orientieren sich gut an der Praxis. Sie lassen sich oft einfach an die eigene Situation und die persönlichen Anforderungen anpassen.

Im Internet sind zahlreiche Online-Tools verfügbar, mit denen sich Zeitfallen oder Zeitfresser erkennen lassen.

Im beruflichen Umfeld bieten viele Arbeitgeber ihren Mitarbeitern auch Workshops oder individuelle Zeitmanagement-Coachings durch externe Berater an.

Fazit

Welches Zeitmanagement-System für den Einzelnen am besten geeignet ist, muss jeder für sich im Selbstversuch herausfinden. Zeitmanagement sorgt für einen besseren Überblick über anfallende Arbeiten und führt so zu erhöhter Produktivität. Wenn die richtige Strategie gefunden ist, verringern sich Stress und Druck und die Work-Life-Balance verbessert sich. Wer sich mit aktivem und zielgerichtetem Zeitmanagement befasst, stellt auch bald fest, dass dadurch mehr freie Zeit zur Verfügung steht und so auch eine erfüllende Freizeitgestaltung möglich ist.

“Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern viel Zeit, die wir nicht nutzen.” (Sokrates)