Change Management - Veränderungsprozesse meistern

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Change Management wird in Unternehmen zunehmend wichtiger. In der heutigen Zeit kommen Veränderungen immer häufiger und fallen dann oft auch gravierend aus. Hier erfahren Sie, was Change Management genau ist, welche Instrumente im Change Management eingesetzt werden und wie Change letztendlich gelingen kann.

Definition Change Management - Was ist Veränderungsmanagement?

Unter Change Management - auf Deutsch Veränderungsmanagement - versteht man alle planvoll durchgeführten Maßnahmen, die von einem Ausgangszustand zu einem Zielzustand - also zu einem Wandel - führen sollen. Zum Change Management gehört dabei auch das Kontrollieren und Stabilisieren des Prozesses.

Warum braucht es Veränderungen / Veränderungsprozesse?

Veränderungen sind wichtig, damit Fortschritt entstehen kann. Ohne Veränderungen können wir uns nicht verbessern und auch in Unternehmen kann ohne ”Change” keine Verbesserung stattfinden. Veränderungen können wir selbst herbeirufen, manchmal stehen wir aber vor Veränderungen, ohne dass wir dies beeinflussen können. Das ist auch häufig in Unternehmen der Fall.

Einige Beispiele für Faktoren, die in Unternehmen zu Veränderungen führen, sind

  • Internationalisierung,
  • Digitalisierung,
  • Krisen wie z. B. durch Covid-19,
  • Globalisierung,
  • technischer Fortschritt,
  • politische bzw. gesetzliche Änderungen,
  • soziale Veränderungen (demografischer Wandel, usw.),
  • Fachkräftemangel oder
  • umwelttechnische Veränderungen.

Das Entscheidende ist, wie wir mit solchen Veränderungen umgehen bzw. zu Veränderungen stehen. Sowohl privat als auch im Unternehmenskontext gilt: Das Mindset ist entscheidend!

Warum ist Change Management so wichtig?

Wenn Veränderungen uns aus unseren gewohnten Mustern reißen, sind wir - also die Menschen - gefragt. Es hängt von den Beteiligten ab, ob die Veränderungen zu etwas Positivem oder Negativem führen. Deshalb ist es wichtig, dass Menschen bei einem Veränderungsprozess begleitet, informiert, einbezogen und unterstützt werden. Dies alles ist Teil des Change Managements und entscheidet letztlich über den kurz- und mittelfristigen Erfolg des Veränderungsprojektes.

Wie bereits angedeutet, bezieht sich Change Management auf kurz- bis mittelfristige Veränderungen, die oft plötzlich auftreten. Change Management Prozesse sind zeitlich beschränkt und sollen zu einem ganz bestimmten Ziel führen. Langfristiger Wandel ist unter dem Begriff Transformation Management anzusiedeln, Organisationsentwicklung hat einen mittel- bis langfristigen Planungshorizont und bezieht sich auf “geplante Veränderungen”.

Der Change Management Prozess

Es gibt eine Reihe unterschiedlicher Modelle, die Change Management Prozesse zu beschreiben versuchen. Alle haben sicherlich wahre Ansätze. Es gibt jedoch nicht das eine perfekte Modell, weshalb es Sinn macht, sich alle Modelle anzusehen und sich die für die jeweilige Situation passenden Tipps und Learnings herauszusuchen.

3-Phasenmodell nach Lewin

Eine der grundlegenden und ältesten Theorien zum Change Management stammt von Kurt Lewin. Er beschreibt, dass in Organisationen zwei Kräfte herrschen, nämlich die, die den Erhalt des aktuellen Status Quo fördern, und solche Kräfte, die Veränderungen provozieren. Lewin empfiehlt dabei, die Kräfte zu verringern, die den Status Quo sichern wollen. In seinem 3-Phasenmodell beschreibt er den typischen Ablauf von Veränderungsprozessen in Gruppen.

Die erste Phase nennt er unfreazing - auftauen. In dieser gewinnen die auf Veränderung drängenden Kräfte die Oberhand. Durch Information, Analyse, Diskussion und Motivation wird die Veränderung vorbereitet und es existiert ein Veränderungsbewusstsein.

In der zweiten Phase - changing oder bewegen - wird schließlich der Status Quo tatsächlich verändert. Dieser Prozess ist geprägt von Verantwortungsübernahme, Training und dem Überwachen der Veränderung.

Die dritte Phase nennt Lewin refreezing - einfrieren. In dieser Phase findet die Umgewöhnung statt. Hier ist es wichtig, die neuen Strukturen zu stabilisieren, damit nicht zum Ausgangspunkt bzw. zum alten Verhalten zurückgekehrt wird.

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass Lewins Theorie besonders aufgrund des Prinzips der Minimierung von Widerständen wichtig bleibt. Da diese Theorie die Faktoren außerhalb des Unternehmens außer Acht lässt und weil sie Veränderung als abgeschlossenen Prozess und nicht als dynamischen Prozess sieht, gilt die Theorie jedoch eher als veraltet.

3-Phasenmodell nach Lewin

5 Phasen nach Krüger

Krüger legt in seinem Modell folgende fünf Phasen: Initialisierung, Konzipierung, Mobilisierung, Umsetzung und Verstetigung. In der Initialisierungsphase wird die Notwendigkeit für die Veränderung festgestellt. Bei der Konzipierung werden Ziele festgelegt und Maßnahmen zu deren Erreichung geplant. In der Mobilisierungsphase wird die bevorstehende Veränderung allen Beteiligten kommuniziert, wobei Krüger die Wichtigkeit dieser Phase betont. Anschließend wird die Veränderung tatsächlich umgesetzt. In der letzten Phase, der Verstetigung, werden die Ergebnisse gefestigt, um einem möglichen Rückfall vorzubeugen.

7 Phasen der emotionalen Reaktion auf Veränderungen nach Richard K. Streich

Eine etwas andere Herangehensweise an den Change Management Prozess hatte Richard K. Streich. Er beschreibt sieben emotionale Phasen während der Veränderungsprozesse. Zuerst führt die Veränderung zu einem Schock. Es herrscht allgemeine Überraschung, teilweise sogar Angst, sodass die Produktivität zunächst sinkt. Auf die Schock-Phase folgt die Ablehnung. Die klassische Denkweise “Das haben wir schon immer so gemacht” und die Angst vor Neuem führt dazu, dass die Beteiligten sich gegen die Veränderung wehren. In der nächsten Phase bemerken die Mitarbeiter, dass ihr ablehnendes Verhalten nicht den gewünschten Erfolg bringt und dass der Wandel notwendig oder sogar unausweichlich ist. Diese Phase nennt Streich die rationale Einsicht. In dieser Phase werden aber zunächst nur oberflächliche Änderungen tatsächlich durchgeführt, die tiefe Einsicht fehlt noch. Erst in der Phase der emotionalen Akzeptanz akzeptieren die Mitarbeiter die Veränderung wirklich und beginnen dann, grundlegende Verhaltensweisen zu ändern. In der nächsten Phase werden die Mitarbeiter schließlich sogar neugierig und probieren gerne Neues aus, wodurch sie dazulernen - diese Phase nennt Streich Ausprobieren, Lernen. In der Erkenntnis-Phase sehen die Mitarbeiter erste Erfolge und damit das Positive an der Veränderung und können letztlich in der Integration die neuen Handlungen und Verhaltensweisen auch in ihren Alltag einbinden.

7-Phasen der emotionalen Reaktion nach Richard K.Streich

8-Stufenmodell nach John P. Kotter

Das 8-Stufenmodell von John P. Kotter ist eine Weiterentwicklung vom bereits beschriebenen 3-Phasenmodell von Kurt Lewin. Damit Change Projekte in Unternehmen gelingen können, beschreibt Kotter 8 Stufen, die das Unternehmen durchlaufen muss.

1. Ein Gefühl von Dringlichkeit erzeugen

Es muss ein Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung geschaffen werden.

2. Ein Führungsteam aufbauen

Es muss ein Team geformt werden, das die Veränderung vorantreibt.

3. Eine Vision entwickeln

Eine der Veränderung übergeordnete Vision motiviert auf positive Weise.

4. Die Vision kommunizieren

Um die Mitarbeiter zu überzeugen, muss die Vision nach außen getragen werden.

5. Die Beteiligten bevollmächtigen

Dazu müssen alle Hindernisse aus dem Weg geräumt werden.

6. Kurzfristige Ziele und Erfolge sicherstellen

Erreichbare Ziele müssen definiert werden, damit die Motivation bestehen bleibt.

7. Erreichte Ziele sichern und für weitere Veränderungen sorgen

Erfolge müssen zusammengefasst und daraus weitere Veränderungen abgeleitet werden.

8. Die Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern

Um einen langfristigen Nutzen aus der Veränderung zu gewinnen, muss sie verinnerlicht werden.

8-Stufenmodell nach John P. Kotter

Über den Autor - Sebastian Wächter

Sebastian Wächter hat als 18-Jähriger die radikalste Veränderung seines Lebens erfahren. Er stürzt beim Wandern und bricht sich das Genick. Seitdem sitzt er im Rollstuhl - er ist querschnittsgelähmt und kann weder seine Beine noch seine Finger bewegen. Auch ein Großteil seiner Armmuskulatur ist gelähmt. Dennoch gelingt es ihm, sich ein eigenständiges Leben und seine Selbstständigkeit zurückzuerobern. Er hat über Jahre ein Mindset entwickelt, durch das er es geschafft hat, große Herausforderungen zu meistern und ein erfolgreiches Leben zu führen. Die Grundlage hierfür war allerdings ein langer Weg zur Akzeptanz seines Schicksals, erst hierdurch startete seine erfolgreiche Veränderung. Heute ist Sebastian Keynote Speaker und gibt Unternehmen Impulse, wie aus Veränderung auch Fortschritt werden kann. Er wurde inzwischen mehrfach ausgezeichnet und gehört zu den "Top-100-Speakern" von Speakers Excellence. Ebenso unterstützt er als Coach Privatpersonen im Umgang mit Veränderung. Sein neues Buch trägt den Titel „Change Mindset“.

Instrumente im Change Management

Nachdem nun verdeutlicht wurde, was Change Management überhaupt ist, warum Veränderungen und gezieltes Change Management enorm wichtig sind und wie genau ein Change Management Prozess aussehen kann, werden im Folgenden die Instrumente im Change Management genauer beleuchtet. Die Instrumente können im wesentlichen 5 Schritten zugeordnet werden.

Schritt 1 - Das Problem diagnostizieren

Um diesen Schritt umzusetzen, können wir uns verschiedener Instrumente oder Methoden bedienen. Das können zum Beispiel Dokumenten-Analysen, Wettbewerber-Analysen, eine Marktanalyse oder eine Selbstbewertung sein.

Schritt 2 - Das Problem analysieren

Wenn wir herausgefunden haben, welches Problem besteht, müssen wir uns dieses genauer ansehen, um es in den weiteren Schritten auch lösen zu können. Geeignetes Instrument für die Analyse des Problems kann zum Beispiel eine Prozessanalyse sein (wenn eben ein bestimmter Prozess oder ein Schritt eines Prozesses Probleme verursacht).

Schritt 3 - Ziele formulieren und ein Konzept erstellen

Im Anschluss gilt es, sich konkrete Ziele zu setzen, einen Budgetplan aufzusetzen sowie einen Zeitplan aufzustellen. Jetzt sollten wir Instrumente wie Kreativitätstechniken einsetzen, um auf Ideen zu kommen, wie wir die Ziele erreichen können.

Schritt 4 - Das Konzept in die Tat umsetzen

Instrumente wie Projektmanagement, Workshops, ggf. Team-Coachings, Inhouse-Beratung oder Prozessberatung finden schließlich Anwendung, wenn das Konzept angegangen wird.

Schritt 5 - Das Ergebnis kontrollieren und bewerten

Wenn wir uns zuletzt ansehen, ob wir unsere Ziele erreicht haben, können wir auf Methoden wie Mitarbeiterbefragungen, Interviews, einen Bewertungskatalog, usw. zurückgreifen.

Führung im Change Management Prozess

Führungskräfte spielen bei Veränderungsprozessen in Unternehmen eine zentrale Rolle, denn es liegt an ihnen, die eigenen Mitarbeiter für den Change Management Prozess zu gewinnen und diesen am Ende zum Erfolg zu führen. Dazu müssen Führungskräfte zunächst selbst hinter dem Veränderungsprozess stehen. Wenn die Führungskraft selbst die Veränderung als lästig oder unnötig empfindet, wird sich das ganz sicher auch auf die Mitarbeiter übertragen. Selbst wenn die Führungskraft sich dennoch bemüht, wird die Umsetzung schwierig, da die Mitarbeiter schnell merken, wer für ein Vorhaben brennt und wer die Dinge nur tut, weil sie eben gefordert sind.

Die zwei wichtigsten Aufgaben von Führungskräften sind:

  1. Die Führungskraft muss die Mitarbeiter dazu bringen, eine Bereitschaft für die Veränderung zu entwickeln.
  2. Die Führungskraft muss die Mitarbeiter am Veränderungsprozess beteiligen.

Um das zu erreichen, müssen Vorgesetzte Orientierung bieten und die Umsetzung voranbringen. Sie müssen zeigen, dass die Veränderung kein nötiges Übel, sondern essentiell für den weiteren Erfolg des Unternehmens ist und sogar eine Chance darstellt. Die Mitarbeiter müssen verstehen, welche spürbar positiven Auswirkungen die Veränderung auf ihre Arbeit haben kann. Wichtig ist es auch, Ängste der Mitarbeiter zu erkennen, diese ernst zu nehmen und sie aus der Welt zu schaffen. Eine offene Kommunikation und die aktive Begleitung des Change Prozesses helfen dabei.

Hilfreich bei Change Prozessen kann der transformationale Führungsstil sein, der zum Ziel hat, die intrinsische - also die eigene innere - Motivation der Mitarbeiter zu fördern, um so deren Verhalten zu beeinflussen. Die Führungskraft ist dann vielmehr ein Coach und Vorbild für die Mitarbeiter und wird weniger als Vorgesetzter wahrgenommen.

Was kann ich als Führungskraft tun, wenn meine Mitarbeiter die Veränderung ablehnen? Sollte dies auf die Mitarbeiter zutreffen, macht es Sinn, diese zunächst einmal reden zu lassen und sie zur Reflexion anzuregen. Durch Fragen lässt sich herausfinden, warum die Veränderung abgelehnt wird. Zeigen Sie Verständnis und Mitgefühl, aber wenden Sie sich nicht gegen den Veränderungsprozess selbst. Entwickeln Sie mit den Mitarbeitern ein Worst-Case-Szenario (Was passiert, wenn wir nichts tun?), seien Sie ehrlich und informieren Sie Ihre Leute, so gut Sie können.

Change Management Erfolgsfaktoren

Damit ein Veränderungsprozess gelingen kann, sind verschiedene Aspekte zu beachten. Hier geben wir deshalb einen Überblick über wichtige Erfolgsfaktoren von Veränderungsprozessen.

Erfolgsfaktor 1 - Es gibt einen klaren Plan für die Umsetzung

Schwammige und unkonkrete Aussagen schaffen Platz für Kritik, der sogenannte Flurfunk kann in der Folge entstehen. Deshalb ist es wichtig, sich eine Strategie, ein klares Ziel und auch konkrete Maßnahmen bzw. Pläne zu überlegen und diese auch festzuhalten, bevor sie an die Mitarbeiter bzw. Beteiligten des Prozesses kommuniziert werden.

Erfolgsfaktor 2 - Alle Betroffenen werden mit einbezogen

Damit Veränderung gelingen kann, müssen alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Deshalb ist es wichtig, sich zunächst darüber klar zu werden, wer wirklich alles am Veränderungsprozess beteiligt oder später davon betroffen sein könnte. In diese Stakeholder sollte man sich hineinversetzen und genau überlegen, wie man jede dieser Gruppen abholen kann.

Erfolgsfaktor 3 - Sie stehen hinter der Veränderung

Es ist natürlich wichtig, dass Sie selbst an die bevorstehende Veränderung glauben, um sie erfolgreich umsetzen zu können. Dies müssen Sie allerdings auch allen Beteiligten gegenüber deutlich machen, denn sonst kommen schnell Zweifel auf. Achten Sie also auf Ihre Wortwahl und sprechen Sie auch aus, dass Sie hinter dem Projekt stehen und an dessen Erfolg glauben.

Erfolgsfaktor 4 - Es gibt möglichst wenige Unsicherheiten

Unsicherheit oder sogar Angst sind die größten Feinde der Veränderung, weil sie Menschen hemmen. Es ist deshalb wichtig, sich zu überlegen, welche Ängste die Beteiligten haben könnten, um darauf einzugehen. Setzen Sie auch Zwischenziele im Prozess und kommunizieren Sie deren Erreichung offen für alle. Solche Erfolge können Ängste nehmen und motivieren die Beteiligten auf dem Weg zum großen Ziel.

Erfolgsfaktor 5 - Es herrscht Transparenz im Veränderungsprozess

Im Change Prozess ist nicht alles von vornherein planbar. Der konkrete Plan am Anfang ist zwar wichtig, es ist jedoch ebenso unerlässlich, alle Beteiligten transparent über Änderungen, neue Entwicklungen und weitere Entscheidungen zu informieren. So schaffen Sie es, dass alle Beteiligten sich auch weiterhin abgeholt und informiert fühlen.

Wenn diese 5 Erfolgsfaktoren beim Change Management beachtet werden, kann die Wandlungsbereitschaft in Unternehmen oder allgemein bei den Beteiligten von Veränderungen steigen. Es entwickelt sich dadurch eine sogenannte Veränderungskultur, in der “Change” nicht als etwas Negatives, sondern als Chance gesehen wird

Die 10 größten Fehler bei Veränderungsprozessen in Unternehmen

1. Mitarbeiter werden zu spät informiert

Wenn Mitarbeiter ins kalte Wasser geworfen werden und nicht über die Vorhaben im Unternehmen informiert werden, wird ein Veränderungsprozess nicht gelingen. Sie brauchen Ihre Mitarbeiter, um ihr Ziel zu erreichen. Beziehen Sie sie rechtzeitig ein!

2. Mitarbeiter werden nicht ausreichend informiert

Genauso wichtig wie die rasche und transparente Information der Mitarbeiter ist es, diese auch umfassend an den Visionen und Zielen teilhaben zu lassen.

3. Ziele und Visionen hinter Change konnten nicht vermittelt werden

Es reicht allerdings nicht aus, die Beteiligten über den Change Prozess rechtzeitig und umfassend zu informieren, Sie müssen es vielmehr schaffen, die Mitarbeiter und Kollegen mitzureißen. Dafür müssen für alle die Ziele und Visionen hinter dem Veränderungsprozess klar sein und sie müssen sich damit auch identifizieren können.

4. Es fehlen Erfolgserlebnisse während dem Veränderungsprozess

Veränderungsprozesse sind nicht leicht. Deshalb ist es wichtig, dass wir auf unserem Weg und während des Wandels auch Erfolge feiern können.

5. Es fehlen Ressourcen

Damit ein Change Prozess gelingen kann, müssen gewisse Ressourcen zur Verfügung stehen - so zum Beispiel Zeit, aber auch IT-Ressourcen oder finanzielle Mittel.

6. Widerstand wird nicht als Ressource genutzt

Wenn Widerstand im Prozess aufkommt, sollten wir diesen nutzen. Denn er zeigt die wahren Bedürfnisse der Organisation und der Mitarbeiter auf. Widerstand sollte also genutzt werden, um Pläne und alte Prozesse zu überdenken und eventuell zu verbessern.

7. Es gibt verdeckte Machtkämpfe

Damit Veränderung gelingen kann, müssen die Führungskräfte unbedingt am selben Strang ziehen. Das ist jedoch kaum der Fall, wenn Ihnen dadurch ein Machtverlust droht. Deshalb muss das Management so früh wie möglich einbezogen werden, es müssen ggf. Ausgleiche geschaffen werden oder, falls alle diese Maßnahmen nicht greifen, muss eben auch ein Machteingriff von “oben” erfolgen.

8. Das Management zieht nicht mit

Es muss allerdings nicht einmal so sein, dass bei den Führungskräften die Angst vor Machtverlust vorherrscht, damit diese den Veränderungsprozess gefährden können. Es genügt schon, wenn diese Mitarbeiter sich nicht involviert fühlen. Denn ist ihnen die Veränderung gleichgültig, werden sie sich in ihrem Team auch nicht dafür einsetzen. Deshalb sollten Sie deutlich machen, wie die Veränderung den Führungskräften auch beim Erreichen ihrer eigenen Ziele helfen kann.

9. Es gibt keine Treiber, die für das Thema kämpfen

Damit Veränderung gelingen kann, ist es wichtig, dass zumindest ein Teil der Gruppe diese befürwortet und bereit ist, für die Veränderung zu kämpfen. Deshalb macht es Sinn, eine umsetzungsstarke Kerngruppe zu bilden, die motiviert ist, die Veränderung voranzutreiben. So können schnelle Erfolge erzielt und die anderen Mitarbeiter überzeugt werden.

10. Es fehlt an der Kenntnis von Methoden für Veränderungsprozesse

Es gibt bewährte Methoden, die bei Veränderungsprozessen helfen. Wenn im eigenen Unternehmen niemand die nötigen Kenntnisse und sogar Erfahrung mitbringt, kann es sehr sinnvoll sein, einen externen Berater oder Interim Manager an Bord zu holen, der das Team unterstützt.

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