Definition Change Management - Was ist Veränderungsmanagement?

Unter Change Management - auf Deutsch Veränderungsmanagement - versteht man alle planvoll durchgeführten Maßnahmen die von einem Ausgangszustand zu einem Zielzustand - also zu einem Wandel - führen sollen. Zum Change Management gehört dabei auch das Kontrollieren und Stabilisieren des Prozesses.
 

Warum braucht es Veränderungen?

Veränderungen sind wichtig, damit Fortschritt entstehen kann. Ohne Veränderungen können wir uns nicht verbessern und auch in Unternehmen kann ohne ”Change” keine Verbesserung stattfinden. Veränderungen können wir selbst herbeirufen, manchmal stehen wir aber vor Veränderungen, ohne dass wir dies beeinflussen können. Das ist auch häufig in Unternehmen der Fall.

Ein paar Beispiele für Faktoren, die in Unternehmen zu Veränderungen führen sind:

  • Internationalisierung
  • Digitalisierung
  • Krisen wie z. B. durch Covid-19
  • Globalisierung
  • technischer Fortschritt
  • politische bzw. gesetzliche Änderungen
  • soziale Veränderungen (demografischer Wandel, usw.)
  • Fachkräftemangel
  • umwelttechnische Veränderungen

Das Entscheidende ist am Ende, wie wir mit Veränderungen umgehen bzw. zu Veränderungen stehen. Sowohl privat als auch im Unternehmenskontext gilt: Das Mindset ist entscheidend!

 

Warum ist Change Management so wichtig?

Wenn Veränderungen uns aus unseren gewohnten Mustern reißen, sind wir - also die Menschen - gefragt. Es hängt von den Beteiligten ab, ob die Veränderungen zu etwas Positivem oder Negativem führt. Deshalb ist es wichtig, dass Menschen bei einem Veränderungsprozess begleitet, informiert, einbezogen und unterstützt werden. Das alles ist Teil des Change Management und entscheidet letztlich über den kurz- und mittelfristigen Erfolg des Veränderungsprojektes.

Wie schon angedeutet bezieht sich Change Management auf kurz- bis mittelfristige Veränderungen, die oft plötzlich auftreten. Change Management Prozesse sind zeitlich beschränkt und sollen zu einem ganz bestimmten Ziel führen. Langfristiger Wandel ist unter dem Begriff Transformation Management anzusiedeln, Organisationsentwicklung hat einen mittel- bis langfristigen Planungshorizont und bezieht sich auf “geplante Veränderungen”.

 

Der Change Management Prozess

Es gibt eine Reihe unterschiedlicher Modelle, die Change Management Prozesse zu beschreiben versuchen. Alle haben sicherlich wahre Ansätze. Es gibt jedoch nicht das eine perfekte Modell. Es macht deshalb Sinn, sich alle Modelle anzusehen und sich die für die jeweilige Situation passenden Tipps und Learnings dazu herauszusuchen.

3-Phasenmodell nach Lewin

Eine der grundlegenden und ältesten Theorien zum Change Management ist von Kurt Lewin. Er beschreibt, dass in Organisationen zwei Kräfte herrschen, nämlich die, die den Erhalt des aktuellen Status Quo fördern und solche Kräfte, die Veränderungen provozieren. Lewin empfiehlt dabei die Kräfte zu verringern, die den Status Quo sichern wollen. In seinem 3-Phasenmodell beschreibt er den typischen Ablauf von Veränderungsprozessen in Gruppen.

Die erste Phase nennt er unfreazing - auftauen. In dieser gewinnen die auf Veränderung drängenden Kräfte die Oberhand. Durch Information, Analyse, Diskussion und Motivation wird die Veränderung vorbereitet und es steht ein Veränderungsbewusstsein.

In der zweiten Phase - changing oder bewegen - wird dann der Status Quo tatsächlich verändert. Das ganze ist geprägt von Verantwortungsübernahme, Training und dem Überwachen der Veränderung.

Die dritte Phase nennt Lewin refreezing - einfrieren. In dieser Phase findet die Umgewöhnung statt. Hier ist es wichtig die neuen Strukturen zu stabilisieren, damit nicht zum Ausgangspunkt bzw. zum alten Verhalten zurückgekehrt wird.

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass Lewins Theorie besonders wegen dem Prinzip der Minimierung von Widerständen wichtig bleibt. Da sie die Faktoren außerhalb des Unternehmens außer Acht lässt und weil sie Veränderung als abgeschlossenen Prozess und nicht als dynamischen Prozess sieht, gilt die Theorie jedoch eher als veraltet.

3-Phasenmodell nach Lewin Barrierefrei im Kopf

5 Phasen nach Krüger

Krüger legt in seinem Modell 5 Phasen fest. Initialisierung, Konzipierung, Mobilisierung, Umsetzung und Verstetigung. In der Initialisierungsphase wird die Notwendigkeit für die Veränderung festgestellt. Bei der Konzipierung werden Ziele festgelegt und Maßnahmen zu deren Erreichung geplant. In der Mobilisierungsphase wird die bevorstehende Veränderung allen Beteiligten kommuniziert. Krüger betont vor allem die Wichtigkeit dieser Phase. Anschließend wird die Veränderung tatsächlich umgesetzt. In der letzten Phase, der Verstetigung, werden die Ergebnisse gefestigt, um einem möglichen Rückfall vorzubeugen.

5-Phasenmodell nach Krüger Barrierefrei im Kopf

7 Phasen der emotionalen Reaktion auf Veränderungen nach Richard K. Streich

Eine etwas andere Herangehensweise an den Change Management Prozess hatte Richard K. Streich. Er beschreibt 7 emotionale Phasen während Veränderungsprozessen. Zuerst führt die Veränderung zu einem Schock. Es herrscht allgemeine Überraschung, teilweise sogar Angst, die Produktivität sinkt zunächst. Auf die Schock-Phase folgt die Ablehnung. Die klassische Denkweise: “Das haben wir schon immer so gemacht” und die Angst vor Neuem führt dazu, dass die Beteiligten sich gegen die Veränderung wehren. In der nächsten Phase bemerken die Mitarbeiter, dass ihr ablehnendes Verhalten nicht den gewünschten Erfolg bringt und dass der Wandel notwendig oder sogar unausweichlich ist. Diese Phase nennt Streich die rationale Einsicht. In dieser Phase werden aber zunächst nur oberflächliche Änderungen tatsächlich durchgeführt, die tiefe Einsicht fehlt noch. Erst in der Phase der emotionalen Akzeptanz akzeptieren die Mitarbeiter die Veränderung wirklich und beginnen dann, grundlegende Verhaltensweisen zu ändern. In der nächsten Phase werden die Mitarbeiter dann sogar neugierig und probieren gerne Neues aus, dadurch lernen sie dazu - diese Phase nennt Streich Ausprobieren, Lernen. In der Erkenntnis-Phase sehen die Mitarbeiter erste Erfolge und damit das Positive an der Veränderung und können dann in der Integration die neuen Handlungen und Verhaltensweisen auch in ihren Alltag einbinden.

7-Phasen der emotionalen Reaktion nach Richard K. Streich Barrierefrei im Kopf

8-Stufenmodell nach John P. Kotter

Das 8-Stufenmodell von John P. Kotter ist eine Weiterentwicklung vom bereits beschriebenen 3-Phasenmodell von Kurt Lewin. Damit Change Projekte in Unternehmen gelingen können, beschreibt Kotter 8 Stufen, die das Unternehmen durchlaufen muss.

  1. Ein Gefühl von Dringlichkeit erzeugen
  2. Es muss ein Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung geschaffen werden.

  3. Ein Führungsteam aufbauen
  4. Es muss ein Team geformt werden, dass die Veränderung vorantreibt.

  5. Eine Vision entwickeln
  6. Eine der Veränderung übergeordnete Vision motiviert auf positive Weise.

  7. Die Vision kommunizieren
  8. Um die Mitarbeiter zu überzeugen, muss die Vision nach außen getragen werden.

  9. Die Beteiligten bevollmächtigen
  10. Dazu müssen alle Hindernisse aus dem Weg geräumt werden.

  11. Kurzfristige Ziele und Erfolge sicherstellen
  12. Erreichbare Ziele definieren, damit die Motivation bestehen bleibt.

  13. Erreichte Ziele sichern und für weitere Veränderungen sorgen
  14. Erfolge zusammenfassen und daraus weitere Veränderungen ableiten.

  15. Die Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern
  16. Um einen langfristigen Nutzen aus der Veränderung zu gewinnen, muss sie verinnerlicht werden.
8-Stufenmodell nach John P. Kotter Barrierefrei im Kopf
 

Instrumente im Change Management

Nachdem wir jetzt bereits wissen, was Change Management überhaupt ist, warum Veränderungen und gezieltes Change Management so wichtig sind und wie genau ein Change Management Prozess aussehen kann, sehen wir uns nun die Instrumente im Change Management genauer an. Die Instrumente können wir im wesentlichen 5 Schritten zuordnen.

Schritt 1 - Das Problem diagnostizieren

Um diesen Schritt umzusetzen können wir uns verschiedener Instrumente oder Methoden bedienen. Das können zum Beispiel Dokumenten-Analysen, Wettbewerber-Analysen, eine Marktanalyse oder eine Selbstbewertung sein.

Schritt 2 - Das Problem analysieren

Wenn wir herausgefunden haben, welches Problem es gibt, müssen wir es uns genauer ansehen, um es in den weiteren Schritten auch lösen zu können. Geeignete Instrumente für die Analyse des Problems kann zum Beispiel eine Prozessanalyse sein (wenn eben ein bestimmter Prozess oder ein Schritt eines Prozesses Probleme verursacht).

Schritt 3 - Ziele formulieren und ein Konzept erstellen

Im Anschluss gilt es sich konkrete Ziele zu setzen, einen Budgetplan aufzusetzen sowie einen Zeitplan aufzustellen. Jetzt sollten wir Instrumente wie Kreativitätstechniken einsetzen, um auf Ideen zu kommen, wie wir die Ziele erreichen können.

Schritt 4 - Das Konzept in die Tat umsetzen

Instrumente wie Projektmanagement, Workshops, ggf. Team-Coachings, Inhouse-Beratung oder Prozessberatung finden dann Anwendung, wenn das Konzept angegangen wird.

Schritt 5 - Das Ergebnis kontrollieren und bewerten

Wenn wir uns zuletzt ansehen, ob wir unsere Ziele erreicht haben, können wir auf Methoden wie Mitarbeiterbefragungen, Interviews, einen Bewertungskatalog, u.s.w. zurückgreifen.

 

Führung im Change Management Prozess

Führungskräfte spielen bei Veränderungsprozessen in Unternehmen eine wichtige Rolle. Denn es liegt an Ihnen, die eigenen Mitarbeiter für den Change Management Prozess zu gewinnen und diesen am Ende zum Erfolg zu führen. Dazu müssen Führungskräfte zu allererst selbst hinter dem Veränderungsprozess stehen. Wenn die Führungskraft selbst die Veränderung als lästig oder unnötig empfindet, wird sich das ganz sicher auch auf die Mitarbeiter übertragen. Selbst wenn Du Führungskraft sich trotzdem bemüht, wird es schwierig, denn die Mitarbeiter merken schnell, wer für ein Vorhaben brennt und wer die Dinge nur tut, weil sie eben gefordert sind.

Die zwei wichtigsten Aufgaben von Führungskräften sind:

  1. Die Führungskraft muss die Mitarbeiter dazu bringen, eine Bereitschaft für die Veränderung zu entwickeln.
  2. Die Führungskraft muss die Mitarbeiter am Veränderungsprozess beteiligen.

Um das zu erreichen, müssen Vorgesetzte Orientierung bieten und die Umsetzung voranbringen. Sie müssen zeigen, dass die Veränderung kein nötiges Übel, sondern essentiell für den weiteren Erfolg des Unternehmens ist und sogar eine Chance darstellt. Die Mitarbeiter müssen verstehen, welche positiven Auswirkungen die Veränderung auch auf ihre Arbeit tatsächlich haben kann. Wichtig ist es auch Ängste der Mitarbeiter zu erkennen, diese Ernst zu nehmen und sie aus der Welt zu schaffen. Eine offene Kommunikation und die aktive Begleitung des Change Prozesses helfen dabei.

Hilfreich bei Change Prozessen kann der transformationale Führungsstil sein, der zum Ziel hat, die intrinsische - also die eigene innere - Motivation der Mitarbeiter zu fördern, um so deren Verhalten zu beeinflussen. Die Führungskraft ist dann vielmehr ein Coach und Vorbild für die Mitarbeiter und wird weniger als Vorgesetzter wahrgenommen.

Was kann ich als Führungskraft tun, wenn meine Mitarbeiter die Veränderung ablehnen? Sollten die Mitarbeiter die Veränderung ablehnen, macht es Sinn, diese zunächst einmal reden zu lassen und sie zur Reflexion anzuregen. Durch Fragen lässt sich herausfinden, warum die Veränderung abgelehnt wird. Zeigen Sie Verständnis und Mitgefühl, aber wenden Sie sich nicht gegen den Veränderungsprozess selbst. Entwickeln Sie mit den Mitarbeiter ein Worst-Case-Szenario (Was passiert, wenn wir nichts tun?), seien Sie ehrlich und informieren Sie Ihre Leute so gut Sie können.
 

Change Management Erfolgsfaktoren

Damit ein Veränderungsprozess gelingen kann, sind viele Dinge zu beachten. Hier geben wir deshalb einen Überblick über wichtige Erfolgsfaktoren von Veränderungsprozessen.

Erfolgsfaktor 1 - Es gibt einen klaren Plan für die Umsetzung

Schwammige und unkonkrete Aussagen schaffen Platz für Kritik, der sogenannte Flurfunk kann in der Folge entstehen. Deshalb ist es wichtig sich eine Strategie, ein klares Ziel und auch konkrete Maßnahmen bzw. Pläne zu überlegen und diese auch festzuhalten, bevor an die Mitarbeiter bzw. Beteiligten des Prozesses kommuniziert wird.

Erfolgsfaktor 2 - Alle Betroffenen werden mit einbezogen

Damit Veränderung gelingen kann, müssen alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Deshalb ist es wichtig, sich zunächst darüber klar zu werden, wer wirklich alles am Veränderungsprozess beteiligt oder später davon betroffen sein könnte. In diese Stakeholder sollte man sich hineinversetzen und genau überlegen, wie man jede dieser Gruppen abholen kann.

Erfolgsfaktor 3 - Sie stehen hinter der Veränderung

Es ist natürlich wichtig, dass Sie selbst an die bevorstehende Veränderung glauben, um sie erfolgreich umsetzen zu können. Dies müssen Sie allerdings auch gegenüber der anderen Beteiligten deutlich machen. Denn sonst kommen schnell Zweifel auf. Achten Sie also auf Ihre Wortwahl und sprechen Sie auch aus, dass Sie hinter dem Projekt stehen und an dessen Erfolg glauben.

Erfolgsfaktor 4 - Es gibt möglichst wenige Unsicherheiten

Unsicherheit oder sogar Angst sind die größten Feinde der Veränderung, weil sie Menschen hemmen. Es ist deshalb wichtig, sich zu überlegen, welche Ängste die Beteiligten haben könnten und darauf auch einzugehen. Setzen Sie auch Zwischenziele im Prozess und kommunizieren Sie deren Erreichung offen für alle. Solche Erfolge können Ängste nehmen und motivieren alle auf dem Weg zum großen Ziel.

Erfolgsfaktor 5 - Es herrscht Transparenz im Veränderungsprozess

Im Change Prozess ist nicht alles von vornherein planbar. Der konkrete Plan am Anfang ist zwar wichtig, es ist jedoch ebenso unerlässlich alle Beteiligten transparent über Änderungen, neue Entwicklungen und weitere Entscheidungen zu informieren. So schaffen Sie es, dass alle Beteiligten sich auch weiterhin abgeholt und informiert fühlen.

Wenn diese 5 Erfolgsfaktoren beim Change Management beachtet werden, kann die Wandlungsbereitschaft in Unternehmen oder allgemein bei den Beteiligten von Veränderungen steigen. Es entwickelt sich dadurch eine sogenannte Veränderungskultur, in der “Change” nicht als etwas Negatives, sondern als Chance gesehen wird.
 

Die 10 größten Fehler bei Veränderungsprozessen in Unternehmen

  1. Mitarbeiter werden zu spät informiert.
  2. Wenn Mitarbeiter ins kalte Wasser geworfen werden und nicht über die Vorhaben im Unternehmen informiert werden, wird ein Veränderungsprozess nicht gelingen. Sie brauchen Ihre Mitarbeiter, um ihr Ziel zu erreichen. Beziehen Sie sie rechtzeitig ein!

  3. Mitarbeiter werden nicht ausreichend informiert.
  4. Genauso wichtig, wie die Mitarbeiter rechtzeitig zu informieren, ist es, sie auch umfassend über die Visionen und Ziele zu informieren.

  5. Ziele und Visionen hinter Change konnten nicht vermittelt werden.
  6. Es reicht allerdings nicht aus, die Beteiligten am Change Prozess rechtzeitig und umfassend zu informieren. Sie müssen es vielmehr schaffen, die Mitarbeiter und Kollegen mitzureißen. Dafür müssen allen die Ziele und Visionen hinter dem Veränderungsprozess klar sein und sie müssen sich damit auch identifizieren können.

  7. Es fehlen Erfolgserlebnisse während dem Veränderungsprozess.
  8. Veränderungsprozesse sind nicht leicht. Deshalb ist es wichtig, dass wir auf unserem Weg und während des Wandels auch Erfolge feiern können.

  9. Es fehlen Ressourcen.
  10. Damit ein Change Prozess gelingen kann müssen gewisse Ressourcen zur Verfügung stehen. So zum Beispiel Zeit, aber auch IT Ressourcen oder finanzielle Mittel.

  11. Widerstand wird nicht als Ressource genutzt.
  12. Wenn Widerstand im Prozess aufkommt, sollten wir diesen nutzen. Denn er zeigt die wahren Bedürfnisse der Organisation und der Mitarbeiter auf. Widerstand sollte also genutzt werden, um Pläne und alte Prozesse zu überdenken und eventuell zu verbessern.

  13. Es gibt verdeckte Machtkämpfe.
  14. Damit Veränderung gelingen kann, müssen die Führungskräfte unbedingt mit am selben Strang ziehen. Das ist jedoch kaum der Fall, wenn ihnen dadurch ein Machtverlust droht. Deshalb muss das Management so früh wie möglich einbezogen werden, es müssen ggf. Ausgleiche geschaffen werden oder, falls alle diese Maßnahmen nicht greifen, muss eben auch ein Machteingriff von “oben” erfolgen.

  15. Das Management zieht nicht mit.
  16. Es muss allerdings nicht einmal so sein, dass bei den Führungskräften die Angst vor Machtverlust vorherrscht, damit diese den Veränderungsprozess gefährden können. Es genügt schon, wenn diese Mitarbeiter sich nicht involviert fühlen. Denn ist ihnen die Veränderung gleichgültig, werden sie sich in ihrem Team auch nicht dafür einsetzen. Deshalb sollten sie deutlich machen, wie die Veränderung den Führungskräften auch beim Erreichen ihrer eigenen Ziele helfen kann.

  17. Es gibt keine Treiber, die für das Thema kämpfen.
  18. Damit Veränderung gelingen kann, ist es wichtig, dass zumindest ein Teil der Gruppe diese befürwortet und bereit ist, für die Veränderung zu kämpfen. Deshalb macht es Sinn eine umsetzungsstarke Kerngruppe zu bilden, die motiviert ist die Veränderung voranzutreiben. So können schnelle Erfolge erzielt und die anderen Mitarbeiter überzeugt werden.

  19. Es fehlt an der Kenntnis von Methoden für Veränderungsprozesse.
  20. Es gibt bewährte Methoden, die bei Veränderungsprozessen helfen. Wenn im eigenen Unternehmen niemand die nötigen Kenntnisse und sogar Erfahrung mitbringt, kann es sehr sinnvoll sein einen externen Berater oder Interim Manager an Bord zu holen, der das Team unterstützt.
 

Über den Autor - Sebastian Wächter

 
 
Sebastian Wächter - Autor des Buches “Change Mindset - Veränderungsprozesse ins Rollen bringen!” - hat vor über zehn Jahren die radikalste Veränderung seines Lebens erfahren. Er stürzt beim Wandern und bricht sich das Genick. Seitdem sitzt er im Rollstuhl - er ist querschnittsgelähmt und kann weder seine Beine noch seine Finger bewegen. Auch ein Großteil seiner Armmuskulatur ist gelähmt. Dennoch schafft er es, sich ein eigenständiges Leben und seine Selbstständigkeit zurückzuerobern. Er hat über Jahre ein Mindset entwickelt, durch das er es geschafft hat, große Herausforderungen zu meistern und ein erfolgreiches Leben zu führen. Heute hält Sebastian Vorträge zum Thema Change Management und coacht Unternehmen und Privatpersonen bei der Bewältigung von Veränderungsprozessen.